Cronograma de implementação do Sistema Eletrônico de Informações é apresentado a gestores da UFTM
Reduzir custos, agilizar a tramitação dos processos, desburocratizar o processo administrativo e dar transparência às ações institucionais, são estas algumas das soluções que o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, que está em fase de implantação, promete trazer para a Universidade Federal do Triângulo Mineiro. Na manhã desta quinta-feira, 17, as funcionalidades do sistema, o cronograma e as ações de implantação foram apresentados para os gestores da instituição. O evento contou com a participação da reitora da UFTM, Ana Lúcia de Assis Simões, do vice-reitor, Luiz Fernando Resende dos Santos Anjo, além de gestores dos diversos setores da instituição.
Durante a abertura do evento, a reitora Ana Lúcia de Assis Simões destacou a importância do sistema como forma de otimizar e qualificar o trabalho desenvolvido na instituição, e ressaltou a necessidade da participação dos gestores no processo de implantação do SEI. “Toda mudança provoca ansiedade e receio, o SEI é um novo sistema e exigirá uma adaptação nas nossas rotinas de trabalho, mas ao mesmo tempo proporcionará mais agilidade nos processos e economia, ao reduzir os gastos com a utilização de papel. Nesse processo de implantação é necessário compreensão e empenho de todos”, acrescentou.
A implantação de um sistema eletrônico de informações é uma ação em andamento em diversas instituições públicas no país. A medida visa atender ao Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, que traz a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no setor público. Na UFTM, a ferramenta escolhida para esse processo foi o SEI, ferramenta desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4 e cedida gratuitamente para instituições públicas.
No evento desta quinta-feira, 17, foi apresentado aos gestores as fases de implantação da ferramenta na UFTM. A primeira delas, fase piloto, está em andamento desde julho, nela alguns servidores habilitados têm tramitado documentos e processos de regulamentação e normatização por meio do sistema. De acordo com um dos coordenadores do projeto de implantação do SEI, Breno Lopes Molina, as próximas etapas consistirão na capacitação de treinadores e multiplicadores que irão oferecer suporte aos vários setores da instituição. “Os treinamentos serão feitos em três fases, primeiro serão capacitados os treinadores, eles serão responsáveis não apenas por prover treinamento aos usuários, mas também por dar suporte administrativo ao sistema, ou seja, suporte de acesso, configurações, etc. Na sequência, os treinadores vão capacitar os multiplicadores, que receberão treinamento presencial sobre as funções do sistema e servirão como apoio no suporte aos usuários dentro das unidades. Os multiplicadores fornecerão apoio em questões mais imediatas referentes a própria utilização do sistema. Os usuários em geral poderão fazer o treinamento por meio do material disponibilizado na página do SEI na UFTM e por meio do curso on-line que é oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública – Enap. Lembrando que o curso da Enap oferece certificado para os concluintes”, complementou Breno.
De acordo com o cronograma, a capacitação dos treinadores será realizada de 29/8 a 1º/9 e será ministrada pela Equipe de implantação da UNB Digital, que tem oferecido suporte e treinamento na implantação do SEI. Os multiplicadores terão sessões de treinamento com a equipe que foi capacitada pela UNB. As sessões serão de um dia e devem ser realizadas entre 25 e 29 de setembro.
Os servidores da UFTM e demais usuários que irão utilizar a ferramenta devem se capacitar por meio do Curso a Distância oferecido pela Enap. As inscrições para o curso podem ser realizadas até o dia 22 de setembro. O curso será realizado de 26 de setembro a 16 de outubro. Além disso, os usuários contam com material de apoio e aulas disponibilizadas na página do SEI UFTM (www.uftm.edu.br/sei).
No dia 2 de outubro, será realizada a virada de chave, todos os processos na UFTM deverão tramitar pelo SEI. Apenas os documentos que iniciaram sua tramitação em papel deverão seguir tramitação em papel.
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